با توجه به گسترش روز افزون علم و دانش و نفوذ هرچه بیشتر دانش و تکنولوژی در عرصه های مختلف زندگی و در جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به انجام امور اداری امروزه بیشتر سازمانها و ارگانها در صدد مکانیزه کردن امور مختلف اداری می باشند.
در حقیقت طرح اتوماسیون و مکانیزه کردن طرحی در زاستای حذف عملیات کاغذی و سرعت بخشیدن به انجام امور و افزایش امنیت در دسترسی به اطلاعات میباشد، در این راستا و با توجه به امکانات موجود، انجام مجموعه فرآیندهای زیر به منظور طراحی و پیاده سازی نرم افزارمورد نظر ضروری میباشد:
امکان سنجی
در این فرآیند با توجه به مسائل و مشکلات موجود ، هزینه های مربوط به پیاده سازی طرح اتوماسیون و امکانات موجود در سازمان از نظر بودجه و تکنولوژی در مورد اجرا و یا عدم اجرای طرح اتوماسیون تصمیم گیری میشود.
تعریف و تحلیل نیازمندیها
در این فرآیند با در نظر گرفتن سیستم فعلی ، تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات مربوط به این سیستم و همچنین مجموعه ضوابط و قوانین حاکم بر این سیستم ، مجموعه اهداف ، محدودیتها و سرویس های مورد نیاز کاربران مشخص میگردد.
مکانیزه کردن امور مختلف اداری و طرح اتوماسیون و مکانیزه کردن طرحی در زاستای حذف عملیات کاغذی