سیستمهای اطلاعاتی حسابداری برای سازمان های خدماتی و غیر انتفاعی
مقاله ای مفید و کامل
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word(قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:34
چکیده :
در میان پرسشهای مهمی که شما باید قادر باشید پس از خواندن این فصل به آنها پاسخ دهید ، سئوالات زیر مطرح می شوند :
- مشکلات معمول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانهای خدماتی نظیر دفاتر حقوقی و کلینیکهای پزشکی چه هستند ؟
- چرا یک سازمان خدماتی نظیر دفتر مشاوره فاقد دارایی « موجودی کالا » در ترازنامه خود می باشد ؟
- چرا سیستمهای برنامه ریزی و کنترل بودجه در سازمانهای خدماتی معمولاً اثرگذاری کمتری نسبت به سیستمهای بودجه ای در سازمانهای غیر خدماتی ؟
- برنامه ریزی و کنترل بودجه ای موثر در یک سازمان غیر انتفاعی نظیر دانشگاه دولتی مهمتر از یک سازمان انتفاعی محور است ؟
- آیا یک بیمارستان به عنوان یک سازمان خدماتی ، یک سازمان غیر انتفاعی یا ترکیبی از هر دو نهاد طبقه بندی می شود ؟
مقدمه
تا اندازه ای هم به سازمانهای خدماتی ( نظیر دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر مشاوره ، کلینیکهای پزشکی ، بانکها و رستورانها ) و هم به سازمانهای غیر انتفاعی ( نظیر دانشگاهها ، ارتش و پلیس ) توجه کمتری شده است . به طور معمول یک نهاد خدماتی به جای « کالاهای ملموس » ، « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود ارائه نموده و یک سازمان غیر انتفاعی است. از آنجائیکه یک سازمان غیر انتفاعی ( که گاهی اوقات یک سازمان سودناخواه نامیده می شود ) نیز عمدتاً « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود عرضه میدارد ، سازمان غیر انتفاعی نوعی سازمان خدماتی است . با این حال براساس تعریف ، سازمانهای غیر انتفاعی سود محور نیستند . دستاوردها و موفقیت این سازمانها براساس سهم آنها در رفاه عمومی جامعه مورد ارزیابی قرار می گیرد .
در این فصل برخی از جنبه های عملیاتی عمده سازمانهای خدماتی و سازمانهای غیر انتفاعی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است . از آنجائیکه بسیاری از فارغ التحصیلان دانشگاهها سرانجام از سوی یکی از این سازمانها به خدمت گرفته می شوند ، پوشش این نهادها در این فصل ضروری است . توجه عمده, به بحث و بررسی ویژگیهای
سیستم های اطلاعاتی حسابداری که منحصر به نهادهای خدماتی و غیر انتفاعی است اختصاص خواهد یافت . همچنین نمونه های عملی از کاربرد کامپیوتر در سازمانهای خدماتی و غیر انتفاعی فراهم گردیده است .
سازمانهای خدماتی
اصطلاح سازمانهای خدماتی ، محدوده گسترده ای از موسسات تجاری را در بر
می گیرد که خدماتی را به مشتریان خود ارانه می نمایند .
رستورانها ، هتلها ، مغازه های آرایش و زیبایی ، دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر حمل و نقل ، کلینیکهای پزشکی ، دفاتر مشاوره ، استودیوهای تلویزیونی و نهادهای ورزشی نظیر تیمهای حرفه ای بیسبال و فوتبال در گروه تجاری سازمان های خدماتی قرار می گیرند .
ویژگیهای منحصر به فرد سازمانهای خدماتی
سازمانهای خدماتی در مقایسه با سازمانهایی که کالاهای ملموس ( نظیر تولید کنندگان اتومبیل) به مشتریان خود عرضه می کنند ، دارای خصوصیات عملیاتی منحصر به فردی می باشند . ویژگیهای متمایز کننده اغلب نهادهای خدماتی عبارتند از (1) عدم وجود موجودی کالای قابل فروش ، (2) اهمیت کارکنان حرفه ای ، (3) دشواری اندازه گیری کیفی و کمی محصول و فرآورده و (4) کوچکی اندازه .
اکنون به هر یک از این چهار خصوصیت خواهیم پرداخت .
فقدان موجودی کالا
این خصوصیت می تواند بر فعالیتهای کسب درآمد یک سازمان خدماتی تاثیر عمده ای داشته باشد . یک تولید کننده کالاهای ملموس ( نظیر کمپانی Alan که کالاهای ورزشی تولید می کند) برای فروشهای جاری و آتی خود موجودی کالا تولید می کند . این موجودی به عنوان یک ذخیره احتیاطی در مقابل نوسانات احتمالی فروشهای آتی عمل می نماید . به عنوان مثال ، در صورتیکه کمپانی Alan انتظار داشته باشد که فروش ماه بعد وسایل بسکتبال بیش از طرفیت تولیدی کارخانه باشد ، کمپانی می تواند تولید ماه جاری کارخانه را افزایش دهد . و گرنه ، اگر کمپانی مقداری از فروش کالاهای ورزشی را در این ماه در نتیجه بازاریابی ضعیف از دست بدهد ، شاید بتواند در ماههای بعد این فروشها را جبران نماید ( به عنوان مثال از طریق برنامه های بازاریابی موثرند) . اغلب سازمانهای خدماتی نمی توانند ، موجودی کالایی را برای فروشهای فعلی و آتی خود تهیه نمایند . این اصطلاح موجودی که سازمان خدماتی در تلاش برای کسب درآمد خود به فروش می رساند شامل خدماتی است که کارکنان سازمان برای مشتریان آن فراهم می نمایند . این خدمات را نمی توان در یک موجودی ، جمع آوری نمود . بنابراین ، هرگونه نقص در کسب درآمد از ارائه خدمات نمی تواند فردا یا ماه بعد جبران گردد . درآمدی که در نتیجه عدم فراهم نمودن خدمات در امروز از دست میرود ، احتمالا هر گز به دست نخواهد آمد .
به عنوان مثال ممکن است رستوران FINE TASTE شنبه شب ناچار باشدتا برخی از مشتریان خود رابه خاطر رزرو شدن میزهای موجود ، رد کند . احتمالا این مشتریان در رستوران دیگری میز رزو میکنند و در نتیجه رستوران FINE TASTE برای همیشه درآمدی را که می توانست در آن بعد از ظهر از این مشتریان داشته باشد, از دست داده است. البته ممکن است مشتریانی که شنبه شب رد شده اند ، برای یکشنبه شب یا آخر هفته بعد در این رستوران میز رزرو نمایند . بااین حال نکته در این است که یک سازمان خدماتی نظیر رستوران قادر به انبار کردن موجودی برای رفع تفاضای نوسانات فروش نمی باشد . ممکن است میزهای غذاخوری رستوران FINE TASTE در دوشنبه شب خالی بماند ، درحالی که تقاضای میز غذا خوری در شنبه شب بیش از میزان عرضه است . در حالت ایده آل مدیریت رستوران می توانست افزایش تدریجی موجودی خدمات غذاخوری را برای دوشنبه شب طراحی کند و سپس این خدمات شنبه شب به فروش برسد . واضح است که این گونه افزایش تدریجی موجودی ، غیر ممکن خواهد بود.
اهمیت کارکنان حرفه ای
در بسیاری از سازمانهای خدماتی ، "مهمترین منابع" دارایی مهارتهای تخصصی پرسنل آن می باشد . در واقع ، کارکنان ماهر در فعالیت موثر سازمانهای غیر خدماتی نظیر شرکتهای تولیدی از اهمیت فراوانی برخوردارند . اما در مورد بسیاری از سازمانهای خدماتی تنها محصول ارائه شده ، نبوغ حرفه ای منابع انسانی می باشد . به عنوان مثال ، یک دفتر حقوقی نمی تواند بدون وکلای آموزش دیده به خوبی عمل نماید . به همین ترتیب ، چگونه یک تیم فوتبال می تواند بدون نبوغ ورزشکاران خود فعالیت نماید ؟
ارزیابی کمی و کیفی محصول ( خروجی )
در یک شرکت تولیدی نظیر کمپانی Alan ، حسابداران موسسه می توانند استاندارهای کمی و کیفی را برای اقلام تولید شده توسعه دهند . در صورتیکه ، مقدار کالاهای ورزشی تولید شده در یک دوره خاص به گونه ای چشمگیر از مقدار استاندارد از پیش تعیین شده متفاوت باشد ، گزارشهای مدیریتی مبتنی بر این انحرافات را می توان با هدف آشکار نمودن این تغییرات تهیه نمود . علاوه بر این ، هنگامیکه کالاهای ورزشی تولید شده کمپانی Alan از خط مونتاژ خارج می شوند ، کارشناسان کنترل کیفیت می توانند کالاها را برای بررسی اقلام ناقص معاینه نمایند . بنابراین ، هر کالای ناقص را می توان قبل از فروش به مشتری مشخص نمود .
در اغلب سازمانهای خدماتی توسعه و ارائه استاندارهای کمی و کیفی در صورتی که غیر ممکن نباشد ، بسیار دشوار است چرا که محصول یا خروجی ملموسی وجود ندارد . به هنگام تلاش برای پی ریزی استاندارهای کمی خروجی ، مسئله دیگر این حقیقت است که قسمت اعظم کار انجام شده غیر تکراری است ، بنابراین ارائه و توسعه استانداردهای کمی محصول برای یک دوره زمانی خاص ، بی نهایت دشوار است . به عنوان مثال ، در یک روز کاری هشت ساعتی ، یک وکیل ممکن است با چهار مراجعه کننده با چهار مشکل متفاوت ، گفتگو نماید ( ممکن است یکی از مراجعین با اتهام قتل مواجه باشد در حالیکه مراجعه کننده دیگر برای طلاق پرونده دارد ) وکیل با هر یک از مراجعین تقریباً دو ساعت گفتگو می نماید . با این حال ، تعداد ساعتهای سپری شده با یک مراجعه کننده ، شاخص کیفی خدمات ارائه شده به مراجعه کننده نمی باشد زیرا که این خدمات ( توصیه حقوقی ) محصول نامرئی هستند . از آنجائیکه مشکلات هر مراجعه کننده منحصر به اوست هرگونه تلاش برای پی ریزی استاندارد کمی خدمات قانونی در طی یک ساعت بسیار دشوار است. بعلاوه از آنجائیکه هیچ محصول ملموسی از خدمات حقوقی حاصل نمی شود ، ایجاد استاندار کیفی ، بسیار ذهنی خواهد بود . به عنوان مثال ممکن است قاتلی به خاطر اتهام خود محکوم به 20 تا 30 سال زندان شود ، وکیل ممکن است حس کند که دفاع هوشمندانه ای انجام داده چرا که ممکن بود او به حبس ابد مجکوم شود . از سوی دیگر این مشتری ممکن است کاملاً از وکیل ناامید شود چرا که این مشتری تنها انتظار 10 سال محکومیت را داشت .
دشواری در پی ریزی و ایجاد استاندارد کیفی عملکرد برای کارکنان حرفه ای ( چه یک حسابدار ، یک مهندس ، وکیل یا دکتر) وسپس مشخص نمودن این امر که آیا این استاندارد رعایت شده است یا خیر,فاکتور عمده ای در تعداد دعاوی اهمال بر علیه افراد حرفه ای است به عنوان مثال اگر پزشکی بر روی یکی از بیمارانش جراحی قلب انجام دهد و بیمار پس از جراحی بمیرد ممکن خانواده فرد در گذشته این پزشک را بخاطر اهمال تحت تعقیب قانونی قرار دهند . به خاطر دشواری های موجود در ارزیابی کیفیت مراقبت های ارائه شده به بیمار در گذشته ، موضوع اهمال غالباً یک مورد ذهنی است .
کوچکی اندازه
این ویژگی در مورد کلیه موسسات خدماتی کاربرد ندارد . ( به عنوان مثال برخی از دفاتر حسابداران مجاز (CPA)دارای بیش از 500 شریک و دفتر در بیش از 100 شهر هستند ) با اینحال ، بسیاری از موسسات خدماتی ، دفاتر تجاری نسبتاً کوچکی هستند که تنها در یک دفتر به فعالیت مشغولند . کوچک بودن موسسات خدماتی به مدیریت ارشد چنین شرکتهایی امکان میدهد تا از نزدیک بر فعالیتهای روزانه کنترل داشته باشند تا اینکه ناچار باشند این اعمال کنترل را به مدیران رده های پایین تر بسپارند .
از نقطه نظر هزینه / منفعت ، حجم محدود معاملات مالی که در اکثر سازمانهای خدماتی کوچک صورت می گیرد ، دارا بودن سیستمهای کامپیوتری بزرگ و گرانقیمت پردازش اطلاعات را توجیه نمی نماید . با اینحال به خاطر رقابت شدیدی که غالباً میان چند موسسه خدماتی در یک منطقه جغرافیایی وجود دارد و در نتیجه نیاز به اطلاعاتی که در تصمیم گیریهای موثر و کارآمد دخالت دارد بسیاری از سازمانهای خدماتی از اشکال پردازش های داده های خودکار بهره می گیرند . به عنوان مثال ممکن است رستورانی برای پردازش معاملات فروش ماهیانه موجودی غذا برای عرضه و داده های حسابهای پرداختی خود با یک دفتر خدماتی قراردادی را امضاء کند. دسترسی به سیتمهای میکرو کامپیوتری یا مینی کامپیوتری برای موسسات خدماتی کوچک امری معمول است . این سیستمها، ارزان قیمت بوده و می توان از آنها به طور موثر برای پردازش اطلاعات حسابداری در موسسات خدماتی کوچک استفاده نمود . به طور نمونه دارا بودن داده های زمانی در مورد مانده های جاری اقلام غذایی موجود در انبار برای یک رستوران اهیمت فراوانی دارد چرا که یک مورد موجودی خاص را می توان به هنگام پایین آمدن مانده آن دوباره سفارش داد . در غیر اینصورت ممکن است شرکت تمامی مقدار ماده مورد نیاز را قبل از اینکه بتواند جای آنرا پر کند مصرف نماید . در نتیجه رستوران قادر به تامین خواسته های مشتریان خود نبوده و ممکن است باعث شود که این مشتریان غذای خود را از رستوران آن طرف خیابان تهیه نماید . برای بدست آوردن داده های زمانی موجودی و گریز از چنین مشکلاتی ممکن است رستوران میکرو کامپیوتری خریداری نماید تا بجای استفاده از سیستم ثبت دستی, اطلاعات موجودی خود را با استفاده از سیستم کامپیوتری حفظ نماید . همچنین این رستوران می تواند از میکرو کامپیوتر خود برا ی سایر فعالیتهای حسابداری نظیر دفتر کل ، حقوق و دستمزد و حسابهای پرداختی بهره گیرد .
کاربرد میکرو کامپیوترها در سازمانهای خدماتی در قسمتهای بعدی این فصل بیشتر مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت .
در چند سال گذشته انواع مختلف سیستمهای مینی کامپیوتری توسعه یافته تا نیاز پردازش داده های خاص سازمانهای خدماتی کوچک را بر طرف نماید . بعنوان مثال یک سیستم میکرو کامپیوتری که سیستم کامپیوتری مدیریت دندانپزشکی نامیده می شود از سوی کمپانی Praxis.ltd برا ی استفاده از سوی دندانپزشکانی که دارای دفاتر پزشکی کوچک هستند ، طراحی شده است . این سیتم کامپیوتری شامل پایانه های نمایش ویدئویی تیوپ اشعه کاتودی به اندازه 12 کاتدی ، یک پرینتر با سرعت بالا ، یک واحد ذخیره دیسک سخت مضاعف, یک واحد پردازش مرکزی و یک بسته نرم افزاری داندانپزشکی است . این سیستم کامپیوتری مدیریت داندانپزشکی قادر به انجام 7 فعالیت اصلی پردازش داده می باشد : ارتباط فردی ، دفتر قرار ملاقاتها ، نگهداری پرونده بیماران ، حسابهای دریافتی ، هزینه ها ، دفتر کل و حقوق و دستمزد. نمودار 1-18 یک فلوچارت از فعالیتهای خاص پردازش اطلاعاتی که یک سیستم مینی کامپیوتری می تواند در هر یک از این 7 عملکرد انجام دهد را نشان می دهد ( این نمودار همچنین نوع نگهداری و کاربردهایی را که سیستم قادر به اجرای آن می باشد را مشخص مینماید ) .نمونه دیگر کاربرد سیستمهای مینی کامپیوتری در سازمانهای خدماتی مربوط به شرکت خدمات درمانی MCAUTO است که طرحی را بعنوان سیستم بیمارستانی مبتنی بر مینی کامپیوتر ایجاد نموده است . این سیستم ، بیمارستانها را قادر می سازد تا بر اساس زمان بندی گزارشات داخلی و خارجی را پردازش نماید . این سیستم که به اختصار MHS نامیده می شود کلیه فعالیتهای مهم حسابداری بیمارستانها را خودکار نموده و امکان دسترسی فوری به اطلاعات بیمار و حسابداری را برای بیمارستان فراهم می آورد. سیستم مینی کامپیوتری به بیمارستان امکان می دهد تا تنها با یک پایانه شروع کند و آنرا تا 48 مورد توسعه دهد.کامپیوتر بیمارستان می تواند از یک سیستم حافظه 32000 بایتی به سیستم حافظه 512000 بایتی تبدیل شده و تعداد کاراکترهای آن از 20 میلیون به بیش از 514 میلیون کاراکتر ذخیره دیسکی برسد بدون اینکه پردازشگر جدیدی خریداری شود یا نرم افزار کاربردی باز نویسی گردد . پرینترها می توانند در هر دقیقه 300،150 یا 600 خط و نیز در هر ثانیه 165 کاراکتر را چاپ نماید . سیستم بیمارستانی مبتنی بر مینی کامپیوتر به اپراتورهای چند تایی CRT پایانه امکان می دهد تا به راحتی به روز شده و اطلاعات ذخیره شده در فایلها را بازیابی نمایند . گزارشات را می توان همزمان با ورود داده ها به پایانه پرینت گرفت. نمودار 2-18 یک نمودار از سیستم مبتنی بر مینی کامپیوتر بیمارستانی را نشان می دهد . سیستم حسابداری MHS فعالیتهایی را انجام می دهد که براساس آنها اطلاعاتی در اختیار مدیریت بیمارستان قرار می گیرد تا حسابهای بیماران را بررسی نموده ، درآمدها ، صورتحساب بیماران و شرکتهای بیمه را کنترل نموده و به حسابهای دریافتی رسیدگی نمایند. برخی از نمونه گزارشاتی که برای این سیستم فرعی پردازش شده به صورت زیر می باشد:
مدیریت حساب بیماران آنالیز زمانی خلاصه فعالیت های روزانه وخلاصه حساب های دریافتی صورت حساب بیماران وشرکت های بیمه: صورت حساب نهایی بیمار ، صورتحساب کامل بیمارو فرمهای اظهار بیمه درمانی.
حساب های دریافتنی . گزارش حساب ها ، جدول سنی بدهکاران ، لیست حساب های معوق وخلاصه هزینه های متحمل شده .
کنترل درآمد . گزارش کامل درآمد و آنالیز درآمد بر اساس حوزه و فعالیت و نیز خطاها و انتظارات و ثبت هزینه دیرکرد .
و...
دانلود مقاله سیستمهای اطلاعاتی حسابداری برای سازمانهای خدماتی و غیرانتفاعی