اختصاصی از
حامی فایل پایان نامه بررسی عملی بودن، اعتبار، روایی و نرم یابی پرسشنامه مدیریت زمان (TMQ) در بین مدیران و معاونان دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
این فایل در قالب ورد و قابل ویرایش در 115 صفحه می باشد.
پایان نامه جهت اخذ مدرک کارشناسی ارشد روانشناسی گرایش روان سنجی
چکیده
فصل اول: مقدمه پژوهش
مقدمه ۲
۱-۱ بیان مسأله پژوهش ۴
۱-۲ اهمیت پژوهش ۵
۱-۳ اهداف پژوهش ۷
۱-۴ پرسش‌های پژوهش ۷
۱-۵تعریف و مفاهیم و اصطلاحات ۸
فصل دوم: پیشینه پژوهش
مقدمه ۱۳
۲-۱ ریشه و منشأ نظری مدیریت زمان ۱۴
۲-۲ تئوری‌های متداول مدیریت زمان ۱۸
۲-۳چهار حوزه مهم از دیدگاه مکنزی ۲۲
۲-۴ فرایند هدفگذاری ۲۲
۲-۵ چهار اصل مهم مدیریت زمان از دیدگاه لوئیس دیوید ۲۴
۲-۶ دیدگاه‌های مدیریت زمان ۲۴
۲-۷ نقش مدیریت زمان بر فشار عصبی ناشی از کار مدیران و کارکنان ۲۸
۲-۸ عوامل مؤثر بر مدیریت زمان ۲۸
۲-۹ برخی از اصول مدیریت زمان ۳۰
۲-۱۰ دیدگاه دراکر ۳۰
۲-۱۱دیدگاه سنگه ۳۱
۲-۱۲پژوهش‌های انجام شده در خصوص مدیریت زمان ۳۲
۲-۱۳ استانداردسازی آزمون‌های روانی – تربیتی ۴۱
۲-۱۴ مسأله رواسازی ابزار پژوهش ۴۳
۲-۱۵ منطق اساسی روش‌های تحلیل عاملی ۴۵
۲-۱۶روش‌های مختلف تحلیل عاملی ۴۶
۲-۱۷ چرخش عامل‌ها ۴۹
فصل سوم: روش پژوهش
۳-۱ جامعه آماری و گروه نمونه مورد مطالعه ۵۳
۳-۲ ابزار پژوهش ۵۴
۳-۳طرح پژوهشی و شیوه‌های بررسی آماری پژوهش ۵۴
۳-۴ روش گردآوری اطلاعات ۵۵
۳-۵ روش تجزیه و تحلیل داده‌ها ۵۵
فصل چهارم: یافته‌های پژوهش
۴-۱ توصیف داده‌ها ۵۸
۴-۲ مشخصه‌های آماری و برآورد ضریب اعتبار پرسشنامه مدیریت زمان ۶۰
۴-۳ تحلیل عاملی مواد پرسشنامه ۶۲
۴-۴ عامل‌های استخراج شده از مرحله اول تحلیل عاملی ۶۵
۴-۵ راه حل پایانی (چرخش یافته) ۶۸
۴-۶ مشخصه‌های نمره‌های مدیریت زمان گروه نمونه مورد مطالعه ۷۱
فصل پنجم: بحث و نتیجه‌گیری
۵-۱ خلاصه ۸۲
۵-۲ بحث و نتیجه‌گیری ۸۴
۵-۳ محدودیت‌های پژوهش ۸۶
۵-۴ پیشنهادهای پژوهش ۸۷
منابع
منابع فارسی ۹۰
منابع انگلیسی ۹۳
پیوست ۹۶
مقدمه
بحث مدیریت زمان سالهاست که ذهن افراد و صاحب نظران گرایش‌های مختلف خصوصاً علمای مدیریت را به خود مشغول کرده است و تاکنون دوره‌های آموزشی و سمینارهای تخصصی فراوانی در رابطه با مدیریت زمان برپا شده است اما سوالی که مطرح است این است که آیا واقعاً می‌توان بر زمان احاطه پیدا کرده و آن را تحت کنترل خود درآورد؟
مفهومی که در مدیریت زمان همگان از آن غافل مانده‌اند این است که افراد باید خود را اداره کنند نه زمان را، زیرا در حقیقت زمان اداره ناشدنی است و در حال گذر است و باید از زمان به درستی استفاده کرده و از آن بهره برد. بنا به نظر برخی از علمای مدیریت، مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است، ضمن اینکه مهارت‌هایی که برای اداره کردن دیگران نیاز است همان مهارت‌هایی است که افراد برای اداره کردن خود به آن نیازمندند و از آنها بهره می‌برند مانند توانایی‌های مدیریت و برنامهریزی، رهبری کنترل، مدیریت منابع و …
دین اسلام نیز اهمیت زمان را مورد تاکید قرار داده است، چنانکه امام صادق (ع) می‌فرماید:
”باید هر روز نسبت به روز قبل بهتر باشیم.”
حتی در فرهنگ و ادب ایران نیز به اهمیت و نحوه استفاده درست از آن اشاره شده است چنانچه مولانا می‌گوید:
«کشتی چو به دریای روان می‌گذرد
می‌پندارد که نیستان می‌گذرد
ما می‌گذریم از این جهان در همه حال
می‌پنداریم کاین جهان می‌گذرد»
(به نقل از خاکی، ۱۳۸۲)
تامل بر بیاناتی که گذشت آغاز حساس شدن انسان باورند به خدا، بر «زمان» است. کسانی که بیش از همه از کمی وقت می‌نالند، همان کسانی هستند که از وقتشان به بدترین نحوه استفاده می‌کنند و ارزش آن را نمی‌دانند (خاکی، ۱۳۸۲).
۲-۱ ریشه و منشأ نظری مدیریت زمان
مدیریت زمان در سه نسل رشد یافته است.
۱- نسل اول مدیریت زمان براساس «یادداشت‌برداری» شکل گرفت. شرکت در جلسه‌ها و گزارش‌نویسی به صورت رویه درآمد و مدیریت زمان در حد نوشتن فهرست کارهایی بود که می‌خواستند انجام دهند و اگر برخی از آن کارها تا پایان روز به اتمام نمی‌رسید، جزو فهرست کارهای روز بعد قرار می‌گرفت.
۲- نسل دوّم مدیریت زمان در پی برنامهریزی و آماده‌سازی بود. از تقویم‌ها و دفترهای قرارگذاری استفاده می‌شد. تأکید این نسل از مدیریت زمان بر کارآیی، مسئولیت فردی، هدفگذاری، برنامهریزی و تعیین فعالیت‌های آتی بود.
۳- نسل سوّم مدیریت زمان بیش از هر چیزی به روشن ساختن اولویت‌ها و ارزش‌ها اهمیت می‌دهد. رهیافت نسل سوم مدیریت زمان برنامهریزی، اولویت‌بندی و کنترل است. برای انجام هر یک از کارها موعد مقرری تعیین می‌شود. نقطه آغازین برای تکمیل پروژه‌ها و فعالیت‌های افراد تعیین موعد مقرر برای هر یک از آنهاست. پس از تعیین موعد فعالیت‌های مورد نظر در آن محدوده زمانی برنامهریزی می‌شود (رضائیان، ۱۳۸۰).
در اروپای قرون وسطی کلیسا زمان را تعیین می‌کرد و قوانینی درباره کارهایی که می‌توان یا به نماز خواندن تعیین می‌کرد. به عنوان مثال ماتینز[۱] قبل از سحر، پریم[۲] هنگام طلوع آفتاب و نون[۳] ساعت نه صبح برگزار می‌شود. بعدها نون به نیم روز موکول شد که ظهر امروز را به وجود آورد. این اوقات شرعی برمبنای واحد زمانی شصت دقیقه‌ای وضع نشده بود، اما به هر حال زمان‌هایی از روز برای بجا آوردن نیایش‌ها اختصاص یافته بود. گرچه اولین ساعت‌های مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (بیش از آنکه به طور گسترده‌ای از ساعت‌های آبی و شنی استفاده می‌شد)، اما از آنها برای قرن‌ها فقط به عنوان مجسمه‌های تزئینی استفاده می‌گردید. حتی شخص مهمی چون ساموئل پینز که یک مقام دولتی قرن هفدهم بود اوقات روزانه خود را با ساعت خورشیدی یا ناقوس کلیسا تنظیم می‌کرد (روح شهباز، ۱۳۷۷).
در فرهنگ آکسفورد زمان به عنوان تمام روزهای گذشته، حال و آینده تعریف می‌شود و فرهنگ و بستر زمان را کل دوران هستی جهان شناخته شده یا انسانیت می‌داند. بنابراین زمان ابعاد گسترده‌ای به خود می‌گیرد که در بستر تاریخ و گذران زندگی شاهد بسیاری از مسائل و تحولات و تغییرات بوده و هست و به رغم تمام مسائل به راه خود ادامه می‌دهد (معین، ۱۳۷۳).
سنکا، فیلسوف رومی معتقد است که زندگی انسان به اندازه کافی طولانی است. انسان چنانچه به طور مؤثر و مفید از وقتش استفاده کند طول عمرش آنقدر خواهد بود که بتواند به موقعیت‌های برجسته‌ای دست پیدا کند، اما اگر عمر انسان به بطالت سپری شود و هیچ هدفی در زندگی نداشته باشد، پس از گذشت چند صباحی متوجه خواهد شد که دیگر فرصتی برای تغییر مسیر زندگی وجود ندارد. به هر حال عمر آدمی کوتاه نیست، بلکه وی با اتلاف آن عمر خود را کوتاه می‌کند (سوری، ۱۳۸۴).
اگر فرهنگ بهره‌وری را به معنای استفاده بهتر از همه چیز در همة ابعاد زندگی، انجام کارها با هزینه‌ای کمتر و کیفی بهتر برای توسعه عادات بهسازی در رفتارها و نگرش‌ها به منظور ایجاد حرکتی هدفدار به طرف جلو و پیشرفت دائمی در نظر گرفته شود، «عامل زمان» را که تأثیرگذار در روند این جریانات است نمیتوان به فراموشی سپرد. توجه به زمان یعنی استفاده درست از فرصت‌های تازه برای بارور کردن سازمان و تولید بیشتر برای بهبود بهره‌وری نیاز به تغییرات اساسی و مداوم در سازمان است. در این زمینه، فرهنگ حاکم بر سازمان نقش درجه اول را دارد. برای اینکه کارکنان به اهمیت زمان توجه داشته باشند، باید ایجاد انگیزه کرد، برنامه اصولی تنظیم کرد، نتایج کار را بطور مداوم مورد ارزیابی قرار داد و در درجة اول محیط را برای استفاده درست از زمان آماده ساخت. با توجه به توسعه اطلاعات و گسترش ارتباطات، توجه به زمان و نحوة استفاده ازآن نیز ضروری می‌گردد (معین، ۱۳۷۳).
زمان تنها منبعی است که به محض دستیابی به آن می‌باید مصرف شود و نرخ مصرف آن نیز ثابت است، شصت ثانیه در هر دقیقه و شصت دقیقه در هر ساعت، به این ترتیب نمیتوان زمان را اداره کرد بلکه فقط می‌توان خود را در ارتباط با زمان اداره نمود. به این تعبیر که مقدار زمانی که در اختیار است قابل کنترل نیست و فقط نمیتوان نحوه استفاده از آن را کنترل کرد؛ همچنین نمیتوان در مورد مصرف شدن اصل زمان اختیاری داشت، بلکه فقط نحوه مصرف آن آموخت. زمانی را هم که تلف شده، دیگر از دست رفته و قابل جایگزینی نیست (مکنزی، ۱۳۷۲).
چونگ[۴] (۱۳۷۲)، می‌گوید: امروزه جهان مشمول از چیزهای گرانبهاست؛ خانه، زمین، اموال و …، اما پرارزش‌ترین آنها زمان است. هیچ جنگاوری بالاتر از زمان نیست و تنها اوست که فاتح نهایی است. اتلاف وقت حتی از هدر دادن پول هم اسفناک‌تر است، زیرا شما همیشه قادر به تحصیل پول خواهید بود، اما زمان هرگز باز نمی‌گردد.
استاک و وبر[۵] (۱۹۹۳)، تبیین کردند که چگونه شرکت‌های ژاپنی که قبلاً در استراتژی‌های کاهش هزینه و صرفه‌جویی به مقیاس و کیفیت بالاتر به دنبال رقابت بودند، مبادرت به رقابت بر مبنای «زمان» کردند. با نگرش از منظر زمان، مدیران و کارکنان قادر خواهند بود، عمده فراگردهای حیاتی و توالی فعالیت‌ها و ارتباطات افقی را در سازمان شناسایی کرده و نیز مولفه‌هایی را که یک شرکت با آنها کسب و کار خود را سازمان می‌دهد درک کند.
بیست و پنج سال پیش استفان لیندر[۶] در کتاب طبقات بیکار و آزرده[۷] پیشگویی کرد که رشد اقتصادی در جوامع پیشرفته منجر به بروز پدیده «کمبود وقت» خواهد شد. او اخطار کرد که با افزایش فشار ناشی از کمبود وقت، اوقات فراغتی که صرف استراحت بعد از غذا یا قدم زدن آرامش بخش در حومه شهر می‌شد صرف فعالیت‌هایی می‌شود که با سرعت می‌توان انجام داد (روح شهباز، ۱۳۷۷).
فرد هیرش[۸]، یکی از پیشگویان دهه ۱۹۷۰ در کتاب حدود اجتماعی رشد[۹] پیش‌بینی کرده است که قحطی و گرسنگی زمان منجر به از خود بیگانگی می‌شود و افراد جامعه کمتر در هم می‌آمیزند. او اخطار می‌کند که «رفاقت» دیگر وقت‌گیر بوده بنابراین مقرون به صرفه نخواهد بود که این سرمایه بشدت نادر را صرف کارهای نامعقول کرد (لوئیس، ۱۹۹۵).
ابراهام لینکلن می‌گوید:
”اگر ۹ ساعت برای قطع درختی داشتم، ۶ ساعت آن را صرف تیز کردن تبر خود می‌کردم. هر گاه با کاری روبرو می‌شوید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می‌کشد، قبل از اینکه به هرگونه اقدامی دست بزنید کمی تامل کنید” (روح شهباز، ۱۳۷۷؛ ص ۳۸).
مکنزی (۱۹۷۸)، بیان می‌کند که هر اندیشه و هر اقدامی به زمان نیاز دارد و هر عاملی که زمان طلب می‌کند، بالقوه می‌تواند تلف کننده زمان باشد که البته این امر ما را با کمبود وقت مواجه می‌سازد و عامل مهمی در ایجاد اضطراب و فشارهای روحی است. امروزه جامعه بشری با درک این مهم همواره در تلاش است تا با اعمال مدیریت صحیح زمان بر عواملی که چون دام زمان ما در انحصار خود می‌گیرند و تلف می‌کنند فائق آید. «مدیریت زمان» راهبردی است برای استفاده بهینه از وقت (پیوست A).
لاکت (۱۳۷۳)، بیان می‌کند که: «پیام مهم مدیریت زمان آن است که اگر شما زمان را کنترل نکنید، زمان شما را کنترل خواهد کرد». او در جایی دیگر اشاره می‌کند که، برای مدیری که می‌خواهد اثر بخش باشد و نتایج مهمی از کار خود به دست آورد کنترل وقت کاری حیاتی است. واکنش نشان دادن به بحران‌ها و اطاعت از دستورها چنان بخشی از زندگی مدیران شده است که بسیاری از مدیران فراموش کرده‌اند که چگونه وقتشان را کنترل کننده در نتیجه از تفکر درباره آنچه می‌خواهند در شغل خود بدان دست یابند باز می‌مانند. آنها می‌اندیشند که فرد دیگری برای حل مشکلاتشان به آنها کمک خواهد کرد. بعضی از بهترین مغزهای مدیریت، شبیه پادوها یا آتش‌نشان‌ها هستند یا فرمان بالاترها را می‌برند یا برای خاموش کردن آتش به این طرف و آن طرف می‌دوند (کرمی، ۱۳۷۸).
محققان چنین اظهار می‌کنند که بعضی از امور وقت‌گیر بیشتر بر حسب عادت انجام می‌گیرد تا برای بازدهی، اثربخشی یا سودآوری. برای مثال در بررسی‌های به عمل آمده از سازمان‌های بزرگ معلوم شده است که عمدتاً بیش از هشتاد درصد مراسلات داخلی اداری ارزشی ناچیز دارد و در بین هزاران گزارش فقط یکی از پنج دست نوشته، یادداشت، نامه، تحلیل و گزارش که اوقات با ارزش مدیران صرف تهیه، انتشار، خواندن و بایگانی آنها می‌شود سهم موثری در پیشرفت موسسات دارد. این نکته دقیقاً همان «مشغول بودن» را به جای «موثر کار کردن» تداعی می‌کند (لوئیس، ۱۹۹۵).
۲-۲ تئوری‌های متداول مدیریت زمان
ماریون‌های نس[۱۰] (۱۹۸۷)، معتقد است زمان منبع منحصر به فردی است که همه انسان‌ها دارای سهمی مساوی از آن هستند. زمان را نمیتوان مانند سایر منابع ذخیره یا نگهداری کرد، نمیتوان آن را مانند دستگاه‌های مکانیکی یا الکترونیکی، خاموش یا روشن کرد و حتی نمیتوان آن را جایگزین کرد. بنابراین باید با سرعت توقف ناپذیر ۶۰ ثانیه در دقیقه را مورد استفاده قرار داد.
یک اصل مهم که نه تنها در مدیریت زمان بلکه بطور کلی در مدیریت به معنای عام باید مدّنظر هر مدیری باشد، پرهیز از واقع‌گرایی و مطلق‌نگری است. هر قدر که مدیری در انجام کاری دقت و انرژی به خرج دهد نتیجه صد در صد حاصل نخواهد شد. بنابراین مدیر باید به جای وسواس داشتن، وظایفی را که برعهده دارد تنها در حد خواسته شده و استاندارد انجام دهد. در واقع جوهرة مدیریت زمان این است که بهترین و پرانرژی‌ترین اوقات خود صرف مهمترین کارها شود تا به بیشترین نتایج مطلوب رسید.
متخصصان علم مدیریت بر این باورند که مدیریت زمان کلید موفقیت در برابر کوه مشکلاتی است که هر مدیری با آن روبروست. مفهوم کلی مدیریت زمان این است که توفیق در انجام حجم قابل ملاحظه‌ای کار در مدت زمان محدود لزوماً با کار سخت و تلاش بیشتر حاصل نمی‌شود، بلکه کافی است اندکی از هوش و ذکاوت خود بهره بگیرید. تنها با اندکی تغییر در عادات کار می‌توانید تا ۲۰٪ از وقت خود را صرفه‌جویی کنید (جمسی[۱۱]، ۱۳۷۶).
پاتریشیا واگر[۱۲] (۱۹۸۱)، لازمة مدیریت زمان را، برنامهریزی دقیق، نوشتن اهداف، سازماندهی زمان برای رسیدن به برنامهریزی کاری می‌داند. همچنین هدفگذاری را وسیله‌ای برای ارزیابی برنامه‌ها می‌داند و رویدادها سالانه را به عنوان عوامل نگهدار وقت مورد بررسی قرارمی‌دهد.
انجمن مدیران مدارس کالیفرنیا (۱۹۷۹)، اطلاعاتی را در زمینه تکنیک‌های اثربخشی مدیریت زمان، برای مدیران مدارس و افراد دیگری که در موقعیت مشابه آنها هستند، تهیه کرده است. موضوعات موجود در این کتابچه راهنما شامل: تحلیل زمان، استفاده از گزارشات و وقایع ثبت شدة روزانه، تفویض مسئولیت، کنترل مکاتبات اداری، ملاقات کننده‌ها، جلسات و تلفن‌ها، تکنیک‌های برنامهریزی و اشاره به جلوگیری از عوامل اتلاف وقت که ماهیت عمومی دارند، است.
آدرین گرینگ[۱۳] (۱۹۸۰)، در کتابچه‌ای تحت عنوان «مدیریت زمان برای مدیران مدارس»، به منظور آموزش معاونین مدیران مدارس در زمینه استفاده بهتر از زمان از یکسری تمرینات دنباله‌دار و بحث‌های کوتاه استفاده می‌کند. مدیران با استفاده از این تمرینات پی می‌برند که به چه نحو از زمانشان استفاده می‌کنند و سپس به تعیین و تطبیق اهداف شخصی و شغلی با میزان زمان موجود می‌پردازند، و بعد اهداف موجود را اولویت‌بندی می‌کنند و یاد می‌گیرند که چگونه اوقات خود را جهت دستیابی به اهداف اولویت‌بندی شده برنامهریزی کنند.
پولاک[۱۴] (۱۹۹۴)، برای کمک به کارکنان کارخانه‌ها و صنایع خدماتی برای انجام کارهای روزانه پیشنهاداتی ارائه می‌کند که شامل: تحلیل فعالیت‌های روزانه، شناخت تأثیر نگرش ذهنی بر بهره‌وری، یادگیری استراتژی‌های مدیریت زمان، بازنگری مهارت‌های ارتباطی که به استفاده مؤثر از زمان و بهره‌وری کمک می‌کند، تعیین و تمرین مهارت‌های مثبت یادگیری مهارت‌های حل مسئله که به استفاده اثربخش از زمان کمک می‌کند و تعیین استراتژی‌های مدیریت استرس و بکارگیری یادگیری، متناسب با نیازهای فردی است.
اد زیگلر[۱۵] (۱۹۹۳)، به منظور توقف عوامل اتلاف وقت و بهبود بهره‌وری اصولی را پیشنهاد می‌کند از جمله: اولویت‌بندی، توجه به نتایج هر پروژه، صرف حداقل زمان برای وظائف جزئی، ایجاد وظایف، اجتناب از انجام کارهای اداری در خانه و برنامهریزی صحیح.
مورفی[۱۶] (۱۹۹۲)، در مقالة «حیله زمان» به منظور مدیریت علمی زمان و مدیریت کار و وظایف می‌گوید، کارکنان باید بدانند چگونه اولویت کارهایشان را معین کنند و سپس این اولویت‌ها را رها نکنند و بدانند چه عاملی آنها را در این کار محدود می‌کنند و بدانند که چگونه زمان را مورد استفاده قرار دهند تا به این وسیله باعث ارتقاء و ترقی خود و کارشان شوند.
هانتر[۱۷] (۱۹۵۳)، گریفیث[۱۸] (۱۹۵۶)، استوارت (۱۹۸۷)، اسمیت و بلاکهام[۱۹] (۱۹۸۸)، انجمن ملی مدیران آمریکا (۱۹۹۱)، کامرون[۲۰] و ویتسن[۲۱] (۱۹۹۳)، دراکر[۲۲] (۱۳۷۳)، هرسی و بلانچارد[۲۳] (۱۳۷۳)، مهارت‌های ارتباطی مدیریت زمان را از جنبه‌های ضروری شغل مدیر دانسته‌اند (امیریان‌زاده، ۱۳۷۵).
آموزش مدیریت زمان از دو مرحله اصلی؛ تعیین هدف و تلاش تشکیل شده است. بیش از هر چیز فرد تشویق می‌شود که نسبت به اهدافی که ارزش شخصی بیشتری دارد، حس آگاهی خود را افزایش دهد و اینکه هر فرد چگونه از وقت خود استفاده کند تا این اهداف را تحقق بخشد (شناسایی روتین‌ها و عادت‌ها). دوّم فرد باید این اهداف را اولویت‌بندی و برای تحقق آنها برنامهریزی کند و چگونگی استفاده از زمان را بررسی نماید. اکثر برنامه‌های آموزشی مدیریت زمان براساس این دو مرحله پایه‌گذاری شده است؛ ممکن است عناوین دیگر را شامل شود همانند استفاده مؤثر از انرژی، چگونگی کنار آمدن با بازدارنده‌ها و اینکه چگونه در مواجه شدن با درخواست‌های دیگران پاسخگو بود (مکنزی[۲۴]، ۱۳۷۳).
توسعه مهارت‌های مدیریت زمان یک مسافرت طولانی است. این مسافرت ممکن است با دستورالعمل‌هایی آغاز شود، اما به تمرین و ممارست بسیار و راهنمایی که در طول راه وجود دارند نیاز دارد، برای رفع مشکل مدیران ضروری است تا حداقل ده نکته اساسی را به کار گیرند: ۱) تنظیم یک فهرست قانونمند و واضح از کارهای روزمره و اولویت‌بندی آنان، ۲) توجه به اولویت‌ها در انجام کارها، ۳) همگروه‌سازی فعالیت‌ها، ۴) در نظر گرفتن فرزندان به عنوان جزئی از فعالیت‌های روزمره، ۵) بهره‌گیری از امتیازات تکنولوژی، ۶) عمل براساس توانائی‌ها، ۷) استفاده بهینه از شکاف‌های زمانی، ۸) شرمگین نبودن از گوشه‌گیر بودن، ۹) استفاده از تنفس عمیق به منظور شل‌سازی عضلات ۱۰) اختصاص وقت کافی در پایان روز برای استراحت و تفریح (ثناگو، ۱۳۸۶).
برایان تریسی می‌گوید: رایج ترین شکل فشار روحی که مدیران تجربه می‌کنند فشار روحی در برابر کارهای بسیار زیادی است که برای انجامشان وقت کمی دارند. او دو کلید حیاتی برای «مدیریت وقت» در نظر گرفته است که عبارتند از: ۱- قابلیت در اولویت‌بندی کردن ۲- قابلیت در تمرکز کامل در هر زمینه و در زمان خودش. الک مکنزی در طی تحقیقات خود که با بیشتر از چهل کشور و حدود پنجاه هزار نفر شاغل در حرف و صنایع بزرگ و نیز برای کمک به نحوه استفاده از زمان مدیران در سازمان‌هایشان با صدها نفر از آنها در سراسر جهان ملاقات کرده، به این نکته مهم دست یافته است که تا چه حد مشکلات این قبیل افراد به یکدیگر شبیه است. به عبارتی دیگر، او معتقد است که همه مدیران در رابطه با زمان دچار مشکل مشابهی هستند. یک وکیل دادگستری ممکن است در اجرای تعهدات سنگینی که برعهده گرفته است، دچار مشکل گردد که برای یک مدیر مدرسه نیز می‌تواند به شکل مشابه بروز نماید. تمامی این افراد با مشکل مشابهی به نام «اتلاف‌گران زمان» روبرو هستند، این اصطلاح، برای هر آنچه که مانع دستیابی به اهداف جزئی می‌شود به کار می‌رود. به کارگیری صحیح روش‌های مدیریت زمان، حداقل می‌تواند یک یا دو ساعت در وقت صرفه‌جویی کند. ارزش مدیریت زمان در بکارگیری شیوه‌هایی است که با استفاده از آنها می‌توان شرایط زندگی را بهبود بخشید (خاکی، ۱۳۷۶).
۲-۳ چهار حوزه مهم از دیدگاه مکنزی
۱- فشارهای روحی: اداره زمان به خوبی می‌تواند، مانع از بروز چنین فشارهایی شود که امروزه بر اغلب افراد شاغل در تجارت وارد می‌آید.
۲- توازن و تعادل: خو گرفتن به بهره‌گیری از اوقات فراغت به افراد این امکان را می‌دهد که زندگی خویش را متعاد‌ل‌تر سازند و به حوصله و توان بیشتری به خود، کار و سایر امورات را دارند.
۳- بهره‌وری: در دنیای تجارت امروز، زمان برابر با بهره‌وری است. در صورت بهره‌گیری از زمان به شکلی خودکار بهره‌وری نیز افزایش می‌یابد.
۴- اهداف کلی: برای دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای، به زمان نیاز داریم (خاکی، ۱۳۷۶).
۲-۴ فرآیند هدفگذاری
در یک وضعیت مطلوب، هدف‌های بلندمدت سازمان، برای تمامی کارکنان بدیهی و تعریف شده است و تمامی رؤسا، آن اهداف سازمانی را به عنوان اولویت‌های سازمان شناسایی و به شکل قابل درکی به همه افراد سازمان منتقل می‌کنند. در فرآیندهای هدفگذاری ابتدا هدف بلندمدت تعیین می‌شود در راستای آن اهداف بلندمدت ، اهداف جزئی‌تر شکل می‌گیرد.
از دیدگاه مکنزی هدف باید ……
۱- در پی چیزی باشد، ۲- قابل دستیابی باشد، ۳- مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد،
۴- در محدوده زمانی مشخصی تعریف شده باشد، ۵- مورد قبول کسانی که در توفیق آن نقش
دارند باشد، ۶- منعطف باشد (برحسب موقعیت امکان تغییر آن وجود داشته باشد) و ۷- مکتوب باشد (خاکی، ۱۳۷۶).
جک دی فرنر (۱۳۷۸)، می‌گوید: مدیریت زمان فرآیند اداره کردن چیزهایی است که افراد در تمام طول ۱۶۸ ساعت هفته انجام می‌دهند.
نمودار فرنر در تقسیم‌بندی فرآیند زندگی
توجه به نمودار تقسیم‌بندی فرنر، نشان می‌دهد که اگر نصف وقت با صرف کارهای شخصی و کمتر از ۴/۱ آن در محل کار صرف شود، حدود ۴۰ ساعت در هفته برای کارهای دیگر وقت می‌ماند.
به گفته فرنر بعضی از افراد هستند که با فروش استعداد یا به وسیله شخصیتشان تولید سرمایه می‌کنند. مثلاً وزیری که منابعش ممکن است توانایی درک و تحلیل مسائل در ابعاد مختلف باشد، یا حتی معلمی که منابعش توانایی راهنمایی مؤثر فعالیت‌های اقتصادی و ایجاد انگیزش در زیردستان با مصرف توسعه سازمان است، یا یک مادر که منابعش عشق و پرستاری از فرزندان است. او معتقد است که باید این منابع شخصی شناسایی شود و برای شناسایی آن باید وقت گذاشت. براساس نظریه مازلو یک شخص ابتدا به وسیله نیازهای اساسی سطح پائین برانگیخته می‌شود و سپس هنگامیکه یک نیاز ارضاء شد، این حالت شخصی به سمت نیاز سطح بالاتر حرکت می‌کند (فرنر، ۱۳۷۸).
«فرنر معتقد است که با داشتن مدیریت زمان می‌توان به تمام نیازهای زیر پاسخ بهینه داد».
خود شکوفایی ارضاء شدن توان بالقوه فرد، توانایی‌ها و قابلیت‌هایش
احترام این نیاز به وسیله احترام دیگران به ما ارضاء می‌شود
احساس تعلق اجتماعی، عشق دوستی، معاشرت، تعامل و عشق
امنیت و اطمینان نیاز به آزادی از تهدیدها، حوادث، آینده ناخوشایند
فیزیولوژیک نیاز به غذا، درامان بودن از گرما و سرما
سه نکته مهم مدیریت زمان برای مدیران:
مدیر در واحدهای آموزشی به منظور مدیریت زمان باید سه مرحله را در نظر بگیرد:
۱- استفاده مطلوب از زمانی که طی خدمت از دست می‌رود.
۲- بهره‌گیری از زمان که در غیر ساعات خدمتی می‌توان از آن بهره برد.
۳- استفاده از زمانی که شامل تعطیلات رسمی و تابستانی است (دیهیمی، ۱۳۸۷).
۲-۵ چهار اصل مدیریت زمان از دیدگاه لوئیس دیوید
هر گاه با کاری روبرو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می‌کشد قبل از اینکه به هر گونه اقدامی دست بزنید کمی تأمل کنید. می‌توانید با طرح چهار سوال از خود، مقدار قابل ملاحظه‌ای از وقت و نیروی خود را صرفه‌جویی کنید، بازدهی خود را بهبود بخشید و فشارهای روانی خود را کاهش دهید.
۱- آیا لازم است این کار حتماً انجام شود؟ (بررسی کارهای قابل حذف)
۲- آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟ (تفویض اختیار)
۳- آیا می‌توانم این کار را به تعویق بیندازم؟ (تأخیر مثبت)
۴- آیا من باید مستقیماً این کار را انجام دهم؟
اصول چهارگانه مدیریت زمان با تنظیم هدف و کنترل نیروی شخص همراه بوده و منجر به ارائه سوال‌های چهارگانه از خویشتن می‌شود (لوئیس دیوید، ۱۳۷۷).
۲-۶ دیدگاه‌های مدیریت زمان
مدیریت زمان آن دسته از توانائی‌ها و مهارت‌هایی است که به کنترل بهینه زمان توسط فرد منجر می‌شود. مدیریت زمان بیش از اداره فعالیت‌ها در طول زمان است، مدیریت زمان، مدیریت خود است. مدیریت خود درست مانند مدیریت چیزهای دیگر است. مدیریت زمان شامل مهارت‌های برنامهریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل است (فرنر، ۱۳۷۸).
بورن[۲۵] می‌گوید، اهمیت مدیریت زمان برای مدیران روز به روز افزایش می‌یابد. زیرا آنان دریافته‌اند که زمان یکی از مسائل بسیار مهم برای سازمان است. او پیشنهاداتی در زمینه بهبود مدیریت زمان مطرح کرده است که عبارتند از: تعیین اهداف، تحلیل زمان موجود، تفویض مسئولیت به دیگران، سازماندهی آنچه که غیر قابل اجتناب است.
فراست[۲۶] (۱۳۷۱)، معتقد است،وقت در همه جا عامل فشار است و مدیریت زمان در مقابله با این مشکل ابزاری مؤثر است. او برای سنجش شایستگی در مدیریت زمان آزمونی طراحی کرده است که برگرفته از مجموعه اصول و فنون پژوهش‌های مدیریت زمان است.
معین (۱۳۷۳)، بیان می‌کند: توجه به زمان یعنی استفاده درست از فرصت‌های تازه برای بارور کردن سازمان، تولید بیشتر برای بهبود بهره‌وری و نیاز به تغییرات اساسی و مداوم در سازمان. در این زمینه، فرهنگ حاکم بر سازمان نقش درجه اول را دارد. برای اینکه کارکنان به اهمیت زمان توجه داشته باشند، باید ایجاد انگیزه کرد، برنامه اصولی تنظیم نمود و نتایج کار را مورد ارزیابی قرار داده و در درجه اول محیط را برای استفاده از زمان آماده ساخت.
زالی (۱۳۷۵)، می‌گوید: زمان یکی از عوامل استرس‌زا است و دائم در حال شتاب بودن استرس‌آور است. در دنیای کاری امروز وقت با ارزش است، به همین دلیل دوره‌های مدیریت زمان فراوانی اجرا می‌شود. قصور در برنامهریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن، تعداد بحران‌ها را در حیات مدیریت افزایش می‌دهد. هر بحران به بحران دیگر و بیشتر می‌انجامد و سبب افزایش میزان فشار روانی (استرس) می‌شود.
مدیریت زمان بیش از اداره فعالیت‌ها در طول زمان است، آن به معنی استفاده مؤثر از منابع و راهنما برای رسیدن مؤثر به اهداف است. طبقه‌بندی فرنر به صورت کاملاً مجزا ولی مرتبط به شرح زیر است:
۱- تعهد
۲- تجزیه و تحلیل
۳- برنامهریزی
۴- پی‌گیری و تحلیل مجدد
۱- تعهد: مکنزی می‌گوید، دلیلی که بسیاری از مردم در به کارگیری روش‌های مدیریت زمان با دشواری مواجه هستند، این است که این روش‌ها معارض و مباین با الگوهای عادی فردی
آنهاست (مکنزی، ۱۳۷۳).
بنابراین شرط اول در مدیریت زمان اجرا تعهد و پایبندی به تغییر در عادت‌ها و روش‌های گذشته است. استفاده از روانشناسی و مشاوره جهت ایجاد این پایبندی مفید تلقی شده و می‌تواند برای مدیر یا هر فرد دیگر، راهنمای مفید محسوب گردد (فرنر[۲۷]، ۱۳۷۸).
۲- تجزیه و تحلیل: تجزیه و تحلیل وضع مطلوب دومین مرحله از فرایند مدیریت زمان به حساب می‌آید. مدیر باید در مورد اینکه چگونه وقتش را می‌گذراند، چه مشکلات و چه شرایطی دارد، داده‌هایی جمع‌آوری نموده و آنها را تحلیل نماید. در اثر نتایج حاصل از این مرحله فرآیند، اطلاعات کافی برای مرحله سوم یعنی برنامهریزی به وجود خواهد آمد.
مرحله تجزیه و تحلیل در مدیریت زمان شامل سه مرحله به شرح زیر است:
- تجزیه و تحلیل چگونگی استفاده از وقت
- تجزیه و تحلیل مسائل زمانی در کار گروهی
- خودسنجی
۳- برنامهریزی: بسیاری از مدیران تازه کار و کم تجربه، تحت فشار کارهای روزمره، اعلام می‌دارند که وقت زیادی برای برنامهریزی ندارند. اما مدیریت مؤثر و کارآمد، مستلزم برنامهریزی است، توسط آن مدیر می‌تواند ساعت زیادی را از انجام کارهای غلط برای خود صرفه‌جویی کنتد و از انجام کارهای غیرضروری و غیرمهم جلوگیری نماید (جواهری‌زاده، ۱۳۷۸).
پژوهشگران بسیاری برنامهریزی را به عنوان مهمترین بخش در مدیریت زمان محسوب کرده‌اند. از جمله مک کال در نتیجه تحقیقات خویش می‌گوید، مدیران معمولاً در ساعت‌های کار طولانی بسیار مشغولند، کار آنان پراکنده و گوناگون است. آنها عمدتاً ارتباط شفاهی و تماس‌های زیادی برای انجام کارها برقرار می‌کنند، چون آنها برنامهریزی نمی‌کنند و نمی‌دانند چگونه وقتشان را بگذرانند، لذا دوباره کاری‌ها و اتلاف وقت و انرژی دارند.
در سال ۱۳۸۲، چارلز بابینز[۲۸] مطالعه زمان و حرکت و کارآیی را در کارمندان بررسی نمود. سپس تیلور در اولین مقاله خود بنام سیستم پرداخت خود برای واحد کار با سیستم نرخ‌بندی یک قطعه به لزوم اندازه‌گیری زمان انجام یک واحد از کار و جمع‌آوری اطلاعات برای تعیین آن اشاره می‌کند (جاسبی، ۱۳۷۱).
تیلور معتقد بود که برنامهریزی تکلیف روزانه است. در همین زمان هنری گانت که از دانشمندان معاصر تیلور در ارتباط با مکتب مدیریت علمی در اواخر قرن ۱۹ بود اولین سیستم
عینی را به منظور زمان‌بندی و کنترل یک پروژه ارائه داد. روشی که او ابداع کرد به نام
«نمودار میله‌ای گانت[۲۹]» معروف است. پس از آن در سال ۱۹۸۵، زمان به عنوان اصلی‌ترین عامل موفقیت در طرح‌ها و برنامه‌ها در نظر گرفته شد و در روش ارزشیابی برنامه یا به عبارتی (پرت[۳۰]) مطرح گردید (مسرور، ۱۳۷۹).
۲-۷ نقش مدیریت زمان بر فشار عصبی ناشی از کار مدیران و کارکنان
در سال‌های اخیر پیرامون کنترل اضطراب به ویژه در محیط کار و تأثیر آن بر بازدهی تولید و تجارت تحقیقات زیادی صورت گرفته است. مدیران اجرایی با پی بردن به اهمیت فشارهای روانی اقدامات جدی و پرهزینه‌ای را در خصوص پیشگیری و درمان این مورد انجام دادند، چرا که اضطراب‌ها عامل مستقیم بیشترین عوارض جسمانی از قبیل سکته قلبی و مغزی هستند و موجب آسیب سازمان و از دست دادن مدیران تازه کاری می‌شود که در آینده روی آنها حساب کرده بودند؛ با تحقیقات انجام شده به این نتیجه رسیدند که درصد عظیمی از این فشارها به علت کمبود وقت است. با توجه به تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توان تا حد زیادی در وقت صرفه‌جویی نمود. به همین جهت توجه خاصی به مدیریت زمان مبذول می‌دارند چرا که این فن می‌تواند در تمام ابعاد زندگی تعالی ایجاد کند. به عقیده مکنزی، مدیریت زمان باعث کاهش فشارهای عصبی و افزایش بازدهی افراد می‌گردد. با آموختن مدیریت زمان می‌توان به اهداف نائل شد و بین زندگی شغلی و شخصی تعادل برقرار نمود (خاکی، ۱۳۷۶).
از جمله مزایای مدیریت زمان افزایش کارآیی، کاهش حواس پرتی، نظم شخصی، کاهش هیجانات و فشارهای عصبی، حفظ خونسردی، افزایش خشنودی دیگران و افزایش زمان آرامش است. آنچه از مدیریت وقت حاصل می‌شود فوائد عدیده‌ای است که برخی از صاحب نظران به آن اشاره دارند: ۱- کاهش فشار روانی ۲- تعادل میان کار و زندگی ۳- خلاقیت ۴- موفقیت در کسب اهداف (هاینس، ۱۹۸۷).
دانلود با لینک مستقیم
پایان نامه بررسی عملی بودن، اعتبار، روایی و نرم یابی پرسشنامه مدیریت زمان (TMQ) در بین مدیران و معاونان 
