لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 13
بخش 1 : جدول تقسیم کار
مقدمه :
یکی از اشکالات اغلب سازمانها این است که کارها و فعالیتهایی که در آنها انجام می شود به طور منطقی و طبق اصول صحیح بین کارمندان و کارکنان تقسیم و توزیع نمی شود. در این نوع سازمانها ، عده ای از کارمندان به علت مشغله فراوان و کارهای بیش از اندازه ای که به آنان محول می شود ، مجبورند تا چند ساعت پس از پایان وقت اداری در سازمان باقی بمانند و کارهای محول شده را انجام دهند درحالی که ممکن است کارمندان یا کارمندان دیگری وجود داشته باشند که روزانه حتی به اندازه دو ساعت کار هم به آنها محول نشود. این نوع تقسیم نامتناسب کار بین کارکنان یک سازمان ، سبب ایجاد وقفه در انجام کارها و نارضایتی پرسنل می گردد.
عیب دیگری که در این گونه سازمانها بچشم می خورد این است که به علت تقسیم غیر صحیح و نامتناسب کار ، از تخصصهای موجود نیز به خوبی استفاده نمی گردد و معمولا اشخاصی به کارهایی گمارده می شوند که یا تخصص لازم برای انجام آنها را ندارند ، یا میزان تخصص آنان بیش از حد لازم برای انجام کارهای مزبور است ، هر دو حالت برای سازمان مضر است ؛ یعنی هم موقعی که تخصص شخص کمتر از میزان تخصص لازم برای انجام کار می باشد و هم زمانی که تخصص شخص بیش از میزان تخصص مورد نیاز برای انجام کار است . با استفاده از جدول تقسیم کار ، میتوان کارها و فعالیتهای موجود در یک سازمان را به طور منطقی و صحیح بین کارمندان و کارکنان آن تقسیم کرد و از تخصص هر شخص در شغلی مناسب استفاده نمود.
تعریف جدول تقسیم کار :
جدول تقسیم کار ، جدول ساده ای است که در آن شغل هر یک از کارکنان و کارمندان همراه با تعداد ساعاتی که هر کارمند ، یا کارگر در هفته کار می کند نشان داده می شود. بدین ترتیب ، با استفاده از جدول تقسیم کار می توان مشخص کرد که چه کارها و فعالیتهایی طی یک هفته انجام می شود ، چه ا شخاصی این کارها را انجام می دهند و هرکارمند یا کارگر چند ساعت از وقت خود را در هفته صرف انجام یک کار می کند.
موارد استفاده جدول تقسیم کار :
از جدول تقسیم کار در موارد زیر استفاده می شود :
1-برای تقسیم صحیح و منطقی کار بین کارکنان و کارمندان یک سازمان
2-به منظور استفاده از تخصص هر یک از پرسنل ، به طوری که به هر کارمند یا کارگر ، کاری درحد تخصصش محول شود.
3- برای تعیین تعداد پرسنل مورد نیاز برای یک سازمان یا انجام یک کار
4- به منظور جلوگیری از کندی کار و ایجاد سهولت در انجام امور
5- برای تعیین میزاین کارآیی و سنجش کار کارمندان ، به طوری که بتوان حقوق و مزایای هر کارمند یا دستمزد هر کارگر را با توجه به کاری که انجام می دهد تعیین کرد.
استفاده از جدول تقسیم کار منحصر به موارد یاد شده نسبت به طور کلی ، جدول تقسیم کار مدیر سازمان را دراعمال مدیریت صحیح یاری می کند و با استفاده از این جدول و تقسیم صحیح و منطقی کار ، بهره و کارآیی سازمان افزایش می یابد.
طرز تهیه جدول تقسیم کار :
تجزیه و تحلیل کننده درتهیه جدول تقسیم کار ، به میزان قابل ملاحظه ای به همکاری کارکنان و کارمندان سازمان احتیاج دارد. بدین معنی که اطلاعات اولیه درمورد اینکه هر یک از پرسنل چه نوع کاری را طی یک هفته انجام می دهند و چه مقدار از وقت خود را صرف انجام یکم کار می کند ، باید توسط کارکنان و کارمندان تهیه و در اختیار تجزیه و تحلیل کننده گذاشته شود. بنابراین ، ایجاد تفاهم میان تجزیه و تحلیل کننده و اشخاصی که جدول تقسیم کار به کمک آنان و برای آنان تهیه می گردد از شرایط اصلی موفقیت درتهیه جدول تقسیم کار با آن مواجه می شود ، این است که پرسنل سازمان به علت ترس از اینکه مبادا پس از تهیه و تنظیم جدول مزبور ، شغل خود را از دست بدهند و بیکار شوند یا بیم از اینکه پس از تهیه این جدول ، مدیر یا سرپرست سازمان متوجه کمی تعداد ساعات کار آنان بشود از ارائه اطلاعات و تکمیل فرمهای مورد لزوم برای تهیه جدول تقسیم کار خودداری می کنند. تجزیه و تحلیل کننده باید با شناسایی روحیه اشخاص واوضاع و احوال سازمان مورد نظر ، سعی کند که به پرسنل تفهیم نماید که منظور اصلی از تهیه جدول تقسیم کار ، بیکار کردن آنان یا ایرادگیری از کار آنان نیست کارکنان و کارمندان باید اطمینان حاصل کنند که بسا همکاری در تهیه جدول تقسیم کار ، فعالیتهایی که در سازمان انجام می شود به طورمنطقی و با استفاده صحیح از تخصص . بین کارمندان و کارکنان سازمان تقسیم شده ودرنتیجه ، به تسهیل امور سازمان و بهبود کارها کمک خواهد شد. تنها ایجاد چنین محیط تفاهمی است که موفقیت تجزیه و تحلیل کننده را در تهیه جدول تقسیم کار تضمین می کند .
معمولا جدول تقسیم کار برای کارکنان و کارمندان هر یک از اجزای کوچک سازمان مثل دایره یا شعبه یا قسمتی از یک کارگاه تهیه می شود. بدین ترتیب ، تهیه جدول تقسیم کار عملی تر و تجزیه وتحلیل آن آسانتر خواهد بود. به طور کلی ، تهیه جدول تقسیم کار شامل سه مرحله می باشد. این مراحل عبارت است از :
تهیه لیست وظایف کارکنان سازمان
تهیه لیست فعالیتها
تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار
تهیه لیست وظایف : منظور از تهیه لیست وظایف این است که بدانیم هر یک از کارکنان وکارمندان سازمان چه کارهایی را انجام می دهد و چند ساعت از وقت اداری خود را صرف انجام این کار ها می کند. لیست وظایف به وسیله کارمندان یا کارگر تهیه می شود . سپس سرپرست کارمندان یا کارگران آن را بازدید می کند تا از صحت و دقت ان اطمینان حاصل نماید. هر یک از کارکنان سازمانی که مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد باید صورتی از کلیه وظایف و فعالیتهای که طی مدتی معین ، مانند یک روز یا یک هفته یا یک ماه انجام می دهد تهیه کند تعیین مدت زمانی که کارمند یا کارگر وظیفه یا کاری را انجام می دهد به نوع سازمان بستگی دارد. معمولا لیست وظایف برای کارهایی که ضمن مدت یک هفته توسط یک کارمند یا کارگر انجام می شود تهیه می گردد. در سازمانهایی که کار آنها موسمی است ، می توان لیست وظایف را برای مدت سه ماه یا شش ماه تهیه کرد. تهیه لیست وظایف برای مدت یک هفته ، معمولترین روش تهیه لیست وظایف است.
جدول تقسیم کار
